Cuando decidí desarrollar este tópico en el blog, previamente leí varios portales referentes a la digitalización de documentos. Encontré muchos y todos apuntan a sus ventajas y beneficios la gran mayoría de estos portales son asociados a describir alguna marca en específico de scanner, software de captura o de la venta propia del servicio de digitalización (outsourcing), pero es cierto lo que todos concluyen como beneficios notables los relacionados a reducir costos y volver a la organización más eficiente y productiva.
¨Less paper¨ Menos y mejor uso del papel
Es común que escuchemos, cuando se habla de digitalización documental, apegarse a la ya no tan nueva estrategia de ahorro y mejor uso del papel; orientación que muchas compañías en el país ya han adoptado inclusive algunas ya tienen registros de año a año que demuestran que han reducido su uso.
Las organizaciones enfocan esta estrategia a campañas de sostenibilidad ambiental, pero, en resumen, significa que gastar menos en comprar papel y en suministros de impresión representa un ahorro importante. La digitalización de documentos debe seguir tomando este punto como el principal frente para poder establecer la necesidad de su implementación en el proceso de cualquier organización.
Consultas inmediatas o Facilidad de Búsqueda, disminución de espacio físico
Independientemente del giro del negocio que implemente, la digitalización de documentos, una vez que los mismos estén digitalizados y procesados, representan una excelente estrategia de indexación
[i] y estarán al acceso de una búsqueda simple. Inmediatamente, la organización liberará espacios que estuvieron llenos de archivos físicos, pero lo mejor es el ahorro destiempo que ocupa el recurso humano en búsqueda de los documentos en archivos de años anteriores.
- Eficiencia y productividad
Al reducir tiempo en la búsqueda de archivos impresos, automáticamente estamos hablando de mejoras de productividad, si a eso sumamos que vamos a obtener históricos de manera inmediata con sólo ingresar la búsqueda en un campo, la organización obtendrá información rápida y eficaz. Esto permite cambiar por completo la imagen de cualquier compañía a nivel interno y externo. Automáticamente mostramos eficiencia en el manejo de la información.
Aquí, hago una pausa, revisemos un caso real: imaginemos ser un cliente de un banco. Al llegar a renovar un crédito de corto plazo. El asistente entrega una solicitud actualizada y lista para firmar, porque todos tus documentos personales iniciales ya reposan en los archivos del banco. En este simple caso, se muestra el ahorro en papel, tinta, tiempo y se nota la eficiencia y la productividad, pero lo mejor es como los clientes se llevan una buena impresión de los procesos efectivos.
Hoy en día es tendencia escuchar o leer sobre la transformación digital. También sobre los retos que la adopción de esta causa dentro de las organizaciones, pero ¿por qué apostarle a la digitalización de documentos? Los cinco retos de la transformación digital según expertos
[ii] son:
- Oficinas abiertas y homogéneas ¨Open Spaces¨
- Autoaprendizaje (“Selflearning”)
- Madurez Digital,
- Smart Visual Data y
- Inteligencia Artificial (Sobre este hay un buen post en nuestro blog[iii])
¿Cómo tomarnos de estos retos para avanzar dentro de la organización a establecer un proyecto de digitalización? Por globalización, las organizaciones en algún determinado momento están o estarán encaminadas a su proceso interno de transformación digital, pero al comenzar negociaciones para implementar cualquier proyecto de digitalización, es importante escuchar que están urgidos y están dispuestos a entregar la información inmediata y necesaria para comenzar. Sin embargo, a menudo sucede lo contrario. Se estancan pensando únicamente en los altos costos que piensan pueden incurrir, o la más común, es que no entienden casa adentro como armar el proceso de digitalización de su data o no tienen determinada cual es la prioridad para arrancar este proceso.
Asociando los retos de la trasformación digital con la digitalización de documentos, tenemos el primero: diseñar espacios abiertos y homogéneos, aquí automáticamente se crea la necesidad de guardar tu información digital, no sólo por lo imprescindible de liberar espacio físico innecesario en el uso de archivos, sino por que al estar abiertos la información debe estar manejada exactamente para quien deba tener acceso a ella.
Los documentos físicos siempre se van a necesitar. Hasta por políticas fiscales, las compañías deben almacenar sus documentos los últimos cinco o siete años, pero fuera de eso muchas compañías tienen cientos o miles de documentos adicionales que guardan “por si acaso” pero de pronto esa data serviría más para analizar información para toma de decisiones o cambios de giro de negocios. Inmediatamente, esto se asocia a otro reto de la transformación digital Smart Visual data, en el artículo en mención de los especialistas acerca de estos retos, plasman así este concepto acerca de Smart Visual data que explica que son paneles visuales de trabajo donde se ve la historia (data e info) de la organización y todo lo relevante a cada unidad de negocio en tiempo real, dónde predomina la comunicación trasparente y empoderada debido a la disponibilidad inmediata de la información para tomar decisiones con acierto.
Entonces vamos concluyendo cuáles son los retos de comenzar a implementar en las organizaciones. El proceso de digitalización de documentos, primero, antes que nada, creo que es entender bien los procesos internos y tener determinados los flujos de trabajo de cada unidad. Segundo, debe ser asociar a los involucrados correctos en el proyecto, muy a menudo se da que se trabaja sólo con administración o con el área que decide la implementación de la digitalización, pero resulta que a medio camino se pueden asociar procesos, por ejemplo en algunas compañías la información del equipo comercial luego la pueda utilizar cobranzas y se hace uso de esos mismos flujos de trabajo.
Tercero, definir que necesita la organización y por dónde comenzar, por ejemplo, cuándo se comercializa digitalización se debe enfocar si es una digitalización histórica o el proceso diario del negocio. No se pueden hacer ambas cosas en un sólo proyecto, se debe separar y luego determinar que es más importante para el desarrollo del negocio. Luego se debe identificar de esa data se revisa que scanner y que software de captura es adecuado para generar los perfiles de indexación de acuerdo a los flujos que se han revisado.
Finalmente se debe definir el almacenamiento y determinar si se necesita arrancar con un software de gestión documental
[iv], por eso es importante que el área de tecnología esté involucrada y presente en el desarrollo del proyecto por que esta parte es muy sensible y, me atrevo a decir, que la más onerosa en el TCO de la inversión sobre todo si el proyecto es de manejo de archivo histórico.
Resumiendo, un buen análisis de procesos es la clave del éxito para determinar realmente que es lo mejor para poder implementar una correcta estrategia de digitalización documental. La idea es que la organización pueda ir empezando el cambio de menos a más que les permita empezar por configuraciones escalables comenzando por las unidades de negocio con mayor tráfico de documentos hasta que toda la empresa este operando en digitalizar sus procesos diarios y haciendo uso de su histórico.
Bibliografía
[1] Ordenación de una serie de datos o informaciones de acuerdo con un criterio común a todos ellos, para facilitar su consulta y análisis. Diccionario Google
[2] https://www.elconfidencial.com/empresas/2017-12-22/cinco-tendencias-digitalizacion-empresas-zeus-bra_1496192/
[3] https://inacorpsa.com/inteligencia-artificial/
[4] Un
software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital). Wikipedia Google
