En 1938, el físico Chester Carlson, descubrió la Xerografía, y su posterior desarrollo comercial en 1959 con la copiadora “Xerox 914”, los fabricantes de fotocopiadoras han continuado perfeccionando el proceso para conseguir cada vez equipos más eficientes. (The Story of Xerography, p. 3).
Pasar del proceso analógico al proceso digital en los años 90, permitió dar un giro impresionante al negocio de las copiadoras con equipos que incorporaban scanner y una impresora láser, lo cual permitía ya no solo copiar, sino digitalizar los documentos y con ello su almacenamiento y distribución. Nacieron los equipos multifuncionales. (Xerox timeline)
La evolución ha continuado por la senda de las funcionalidades cada vez más avanzadas y novedosas que prestan estos equipos. Estos avances son principalmente basados en el software incorporado en ellos.
Una de las funciones muy útiles que se han incorporado, es el control del uso de los equipos y sus aplicaciones, permitiendo restringir o limitar el uso de las opciones para cada usuario, hasta permitir realizar auditorías que nos brindan cada vez mayor información. Para este propósito, existe software especializado desarrollado por terceros, pero estos tienen un costo adicional.
En respuesta a estas necesidades, la función “Xerox Standard Accounting” integrada en los últimos modelos de equipos de la marca Xerox, permite realizar un amplio control de los grupos y usuarios que tienen acceso al equipo y el respectivo registro de sus actividades, permitiendo obtener reportes bastante amplios por departamentos o usuarios. Los equipos más actuales incorporan la tecnología ConnectKey.
ConnectKey permite entre otras cosas las siguientes configuraciones:
- Establecer permisos de usuario que controlan quién puede imprimir y qué puede imprimirse por hora y día, limitando incluso las horas de impresión fuera del tiempo habitual de trabajo
- Establecer que los usuarios deban imprimir obligatoriamente en ambas caras del papel.
- Establecer que determinados departamentos puedan imprimir en color y otros únicamente en blanco y negro. O que desde ciertas aplicaciones los trabajos siempre se impriman en blanco y negro.
Estas facilidades permiten a las empresas ahorrar tiempo y dinero, optimizando el funcionamiento del negocio, ya que normalmente todas las empresas procuran controlar los gastos de sus operaciones,
Según un estudio realizado por Xerox, se calcula que las empresas gastan el 3% de sus ingresos anuales en imprimir. Implementando la tecnología Xerox ConnectKey, se pueden reducir los gastos de impresión hasta en un 30%.
ConnectKey incorpora un control remoto que permite a los usuarios acceder a la impresora desde su escritorio, de esta manera el personal encargado de soporte puede asistir a un usuario sin necesidad de trasladarse hasta donde se encuentra el equipo, lo cual resulta muy útil en casos donde el equipo se encuentra físicamente muy distante, en otra sucursal, en otra ciudad o incluso en otro país.
Mediante ConnectKey se puede buscar documentos escaneados por su nombre o por su contenido, reduciendo de esta manera el tiempo que el personal dedica a buscar documentos.
Ya que la mayoría de usuarios no utiliza todas las funciones que aparecen en la pantalla del equipo multifunción, con Connectkey se puede mostrar u ocultar las funciones que se desee según los permisos de cada usuario, de esta manera éste verá en la pantalla del equipo multifunción solo aquello que necesita ver lo cual facilitará su trabajo.
Además, existen muchas aplicaciones gratis o de bajo costo para ser instaladas en el equipo multifunción equipado con tecnología Connectkey.
Estas son algunas de ellas:
Aplicación Xerox® Easy Translator
Traducciones automáticas instantáneas desde su impresora multifuncional, teléfono o PC. Traducción y localización a más de 40 idiomas, como francés, alemán, lituano, japonés.
Connectkey Info App
Permite colocar imágenes o anuncios en la pantalla digital del equipo multifunción.
Connectkey Scan Multidestination
Permite enviar el archivo escaneado a varios destinos simultáneamente.
Connectkey Scan to Dropbox
Permite a los usuarios escanear directamente a las carpetas de Dropbox.
Connectkey print from Dropbox
Permite a los usuarios imprimir directamente desde las carpetas de Dropbox.
@PrintByXerox
Permite imprimir desde el dispositivo móvil sin necesidad de estar conectado a la red.
Hemos visto muchas de las ventajas que ofrece la tecnología Connectkey, y otras herramientas de control, no obstante, su utilización aún sigue siendo muy limitada. En las visitas técnicas realizadas a las diferentes instalaciones he podido notar que solo un 3% utiliza los beneficios de esta tecnología y otras herramientas de control, también el uso de funcionalidades del equipo es muy limitado,
Las causas de esto podrían ser el desconocimiento de la herramienta, la resistencia que existe al control y la necesidad de personal que se encargue de la administración de los equipos.
Será necesario entonces hacer énfasis en las bondades de esta tecnología, realizar mayor capacitación a nivel de usuarios finales que cuentan con esta tecnología y no la están aprovechando o la están utilizando solo parcialmente, para motivar su implementación y uso y de esta manera conseguir potenciar las bondades de los equipos en mención.
Bibliografía:
The Story of Xerography:
“ https://www.xerox.com/downloads/usa/en/s/Storyofxerography.pdf”
Xerox Timeline
https://www.xerox.com/about-xerox/history-timeline/enus.html
Tecnología Xerox® ConnectKey® Cuaderno de trabajo.
Aplicación Xerox® Print and Scan PDF, Guia de inicio rápido:
“http://download.support.xerox.com/pub/docs/APP_GALLERY/userdocs/any-os/es/ES_702P04296_Gallery_Apps_Quick_Start_Guide_PrintScan.pdf”
Aplicación Xerox® QR Code PDF,
“http://download.support.xerox.com/pub/docs/APP_GALLERY/userdocs/any-os/en_GB/EN_XeroxQRCodeApp_QuickStartGuide.pdf”
Servicio sencillo de traducción Xerox:
“https://www.xerox.es/oficina/soluciones-de-software/xerox-easy-translator-service/eses.html”
Descripción general de Xerox® AppStudio:
“http://download.support.xerox.com/pub/docs/APP_STUDIO/userdocs/any-os/es/ES_XAS_QuickStartGuide_v3.0.pdf”t
